LA INFORMÁTICA COMO ÁREA FUNCIONAL EN LAS EMPRESAS 

La administración de los recursos de la información es el nombre que se le ha dado a un nuevo campo que se ha desarrollado al manejar en forma sistemática la información en las organizaciones, debido a que la información de considera un recurso valioso para la empresa, porque se tiene que reunir, almacenar, transmitir y exponer; esto cuesta mucho. Al igual que los otros recursos, la información tiene características que pueden cambiar, como exactitud, forma y oportunidad, pudiendo variar en sus características.

Los sistemas de información son diseñados para proporcionar información más temprano o más tarde, con mayor o menor calidad, en forma de texto, cifras o imágenes. 

¿Qué es la información?

Es el conjunto de datos procesados para obtener una perspectiva más amplia de las operaciones de una empresa, con el fin de alcanzar el objetivo deseado. 

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL 

Un sistema de información se integra por flujos de información enfocados a mejorar de manera efectiva la toma de decisiones, al tener información de buena calidad (exacta, oportuna, completa, importante) y disponible cuando se le requiera. Es por esto que actualmente se le considera una herramienta competitiva. 

El sistema de información general está constituido por componentes, actividades y flujos de información. Los componentes del sistema de información gerencial incluyen a los gerentes, sus necesidades de información, las fuentes de datos, el banco de datos la información y sus decisiones. Las actividades consisten en determinar las necesidades de datos y las consiguientes actividades de reunir, organizar, transformar y analizar los datos. 

• Flujo de Demanda: Surge cuando los gerentes expresan la necesidad de información para tomar una decisión. 

• Flujo De Oferta: Se refiere a encaminar de manera adecuada la información hasta el gerente. 

Diseño del sistema de información general (SIG)

Para diseñarlo es necesario establecer objetivos, identificar restricciones, determinar necesidades de información y sus fuentes, así como desarrollar el sistema. Los gerentes tomarán decisiones más adecuadas si: 

• Obtienen avisos tempranos de alerta respecto a los problemas que se avecinan. 

• Obtienen la información que les ayude a la toma de decisiones

• El sistema toma, de manera automática, las decisiones que no requieran de información.

• Automatizan las operaciones rutinarias de oficina.

Para el logro de estos propósitos, se deben establecer los objetivos específicos siguientes: 

OBJETIVOS SIG	OBJETIVO TÍPICO DE UN SIG	OBJETIVO EN RELACIÓN CON LA COMPAÑÍA
Primeras señales de alerta.	Evitar sorpresas por avances tecnológicos que afectan productos de la compañía.	Desarrollar programas que eviten el desastre o la pérdida de participación de mercado.
Información de las decisiones.	Proporcionar a la gerencia tendencias y razones financieras.	Tomar decisiones efectivas en la administración de flujos de efectivo en inversión de capital.
Toma de decisiones del programa.	Distribuir gastos de publicidad entre revistas seleccionadas.	Proporcionar amplio apoyo económico a vendedores.
Automatización de operaciones rutinarias de oficina.	Automatizar cálculos de nómina.	Pago oportuno y exacto a empleados a un costo mínimo.

Los factores como costos, capacidad de la computadora, disponibilidad de personal y consideraciones respecto a las políticas de la empresa, son cuatro probables limitaciones internas. 

Una vez identificados los objetivos y limitaciones del Sistema de Información General (SIG), el siguiente paso consiste en escribir con claridad un enunciado que resume las necesidades de información, las cuales dependen del gerente. 

Una vez determinadas las necesidades de pueden encontrar las fuentes de la información deseada. Finalmente, se debe desarrollar el sistema. Esto implica planear los flujos de información necesarios tales como informes de mercadotecnia y ventas, a su vez determinar cómo se va a almacenar la información (base de datos), como se codificaran las entradas del Sistema de Información General como es la información sobre el personal y que tipo de equipo será necesario, como computadoras y terminales. 

Los objetivos del subsistema del Sistema de Información Gerencial (SIM)

SUBSISTEMA	OBJETIVO
Inventario	Optimizar costo de inventario por medio del diseño de reglas de decisión que especifiquen los puntos óptimos de reorden de niveles de seguridad y cantidad de reorden, cada una capaz de reajustar de en forma automática y continua.
Cuentas por pagar	Pagar cien por ciento 100% de las facturas antes de su vencimiento.
Compras	Proporcionar información sobre el desempeño en las negociaciones del precio del comprador con proveedores para que la variación de compras de pueda controlar dentro de los límites establecidos.
Control de producción	Identificar variaciones de costos y cantidad en el transcurso de un día para instituir mayor control sobre estas variables.
Control de proyecto	Identificar desempeño contra plan, de tal forma que se pueda cumplir con los eventos, costos y especificaciones del proyecto.